E-Sąd. E-doręczenia, rozprawy zdalne, systemy teleinformatyczne w sądownictwie. Komentarz praktyczny

Publikacja stanowi odpowiedź na coraz częściej pojawiające się wśród praktyków pytania związane z praktycznym aspektami wdrożenia usług elektronicznych w wymiarze sprawiedliwości.

Zagadnienie to nabiera szczególnego znaczenia w związku z wejściem w życie (rozłożonym w czasie) ustawy z 7.7.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1860). Ustawą tą przeniesiono do porządku prawnego rozwiązania, które sprawdziły się w okresie pandemii Covid-29 i były wprowadzone ustawą z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1327 ze zm.), tj. posiedzenia zdalne oraz doręczenia elektroniczne za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Tym samym od 14.3.2023 r. możliwym będzie na gruncie procedury cywilnej przeprowadzenie posiedzeń z możliwością udziału zdalnego, natomiast w postępowaniu cywilnym i postępowaniu karnym pozostanie obowiązek dokonywania doręczeń elektronicznych wobec wybranych grup adresatów (póki co adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, prokuratorów, Prokuratorii Generalnej Rzeczpospolitej Polskiej oraz Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA). Pomimo, że oba rozwiązania funkcjonują już w przestrzeni sądów powszechnych od kilku lat, nadal budzą one wątpliwości interpretacyjne, o czym świadczą orzeczenia sądów powszechnych i Sądu Najwyższego, które zapadają na tym tle. Nowelizacja na część pytań odpowiada, rodzi jednak nowe zagadnienia problemowe natury praktycznej i celem publikacji jest dokonanie stosownej wykładni nowych przepisów, a także omówienie rozwiązań technicznych stosowanych w sądach. Zagadnienie to jest tym bardziej trudne, że na dzień oddania Komentarza rozporządzenia mają jedynie status projektów.

Nowelizacja ta swoim zakresem obejmuje również ustawę – Prawo o ustroju sądów powszechnych, gdzie uregulowane zostały zadania Ministra Sprawiedliwości związane z informatyzacją sądów powszechnych, umożliwiono decentralizację realizacji niektórych zadań (w szczególności tych, które dotyczą przetwarzania akt sądowych), a także uporządkowano terminologię związaną z sadowymi systemami teleinformatycznymi. Ponadto z dniem 1.1.2024 r. na mocy omawianych przepisów nastąpi centralizacja obsługi informatycznej sądów na poziomie sądów apelacyjnych. Są to bardzo istotne zmiany w zakresie funkcjonowania sadów, które należy ocenić pozytywnie. Centralizacja obsługi, w miejsce rozwiązań działających wyspowo w sądach, na pewno przyczyni się do zwiększenia efektywność wykorzystania w wymiarze sprawiedliwości potencjału jaki daje informatyzacja.

Metodyka jest praktycznym komentarzem, który szeroko omawia zagadnienia, które dotyczą m.in.:

1. doręczeń elektronicznych w procedurze cywilnej oraz karnej (zakres podmiotowy, pisma sądowe podlegające doręczeniu, odstąpienie od doręczenia elektronicznego, data doręczenia i jego skutki prawne, sposób realizacji doręczeń, dostęp do sprawy, moduł doręczeń w Portalu Informacyjnym);
2. posiedzeń zdalnych w procedurze cywilnej (pojęcie, dowód na odległość i rozprawa odmiejscowiona w przepisach KPC, normatywne podstawy posiedzenia zdalnego w KPC, wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego, przebieg posiedzenia zdalnego; przesłuchanie świadka na posiedzeniu zdalnym, udział publiczności w posiedzeniu zdalnym);
3. informatyzacji sądów powszechnych (zadania Ministra Sprawiedliwości z zakresu informatyzacji sądownictwa, sądowe systemy teleinformatyczne, przetwarzanie danych osobowych w sądowych systemach teleinformatycznych, powierzenie realizacji zadań przez Ministra);
4. Portalu Informacyjnego (charakterystyka Portalu Informacyjnego; Portal Informacyjny jako system teleinformatyczny obsługujący postępowanie sądowe – przepisy dotychczasowe, status Portalu Informacyjnego, obowiązek posiadania konta w Portalu Informacyjnym, udostępnianie sprawy w Portali Informacyjnym, integracja Portalu Informacyjnego z ROBUS);
5. sądowych systemów teleinformatycznych (podział ze względu na kryteria: funkcjonalne i ich przeznaczenie, terytorialne i podmiot utrzymujący, podmiotowe).

Autorami są osoby zawodowo i naukową związane od lat z informatyzacją sądów powszechnych. SSA Prof. dr hab. Jacek Gołaczyński był w latach 2012–2016 r. Koordynatorem Krajowym ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach powszechnych. W tym okresie był odpowiedzialny za wdrożenie w sądach powszechnych m.in. protokołu elektronicznych, portalu informacyjnego i portalu orzeczeń. SSO Wojciech Łukowski od 2016 r. pełni funkcję Zastępcy Koordynatora Krajowego ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego. W tym okresie był m.in. inicjatorem uruchomienia usługi doręczeń elektronicznych w Portalu Informacyjnym oraz rozpraw zdalnych. R.pr. dr Anna Zalesińska oraz r.pr. Katarzyna Klimas w ramach obsługi prawnej Centrum Kompetencji Informatyzacji Sądownictwa zaangażowane są w prace legislacyjne oraz wdrożeniowe związane z rozwojem Portalu Informacyjnego oraz posiedzeń zdalnych. Katarzyna Sandecka, jako Inspektor Ochrony Danych Osobowych w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu, jest odpowiedzialna m.in. za zasady przetwarzania danych osobowych w sądowych systemach teleinformatycznych, natomiast dr Sylwia Kotecka-Kral od lat jest ekspertką w zakresie informatyzacji sądownictwa powszechnego w Polsce (szczególnie w tym wymiarze kompetencyjnym). SSO Grzegorz Karaś i SSR Monika Biała są rozpoznawalnymi w środowisku prawników szkoleniowcami w zakresie informatyzacji postępowań sądowych. Monika Czechowska jest specjalistką w zakresie postępowania karnego, natomiast Krystyna Rogala pisze doktorat z obszaru informatyzacji. Wszyscy autorzy związani są również naukowo z Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych (CBKE), ośrodka naukowego zajmujące się od 2002 r. praktycznymi i naukowymi problemami związanymi z informatyzacją podmiotów publicznych, którego kierownikiem jest prof. dr hab. Jacek Gołaczyński.

Publikacja dedykowana jest wszystkim zawodom prawniczym – adwokatom, radcom prawnym, notariuszom, sędziom, prokuratorom oraz aplikantom przygotowującym się do egzaminów zawodowych.