Ochrona sygnalistów w sektorze publicznym + wzory do pobrania

Kompleksowe opracowanie dotyczące prawnych i praktycznych zagadnień wdrożenia i funkcjonowania systemu sygnalistów w sektorze publicznym.

Ustawa o ochronie sygnalistów to akt, którego stosowanie wiąże się z licznymi wyzwaniami, zwłaszcza dla sektora publicznego. Stworzenie i zapewnienie funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów przez podmioty z tego sektora wymaga od nich podjęcia wielu istotnych działań w obszarze organizacyjnym, technicznym i kadrowym, przy równoczesnym zapewnieniu realizacji wymogów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, poszanowaniu dóbr osobistych sygnalisty i osób, których dotyczą zgłoszenia, a także przy uwzględnieniu wielu uwarunkowań przewidzianych w regulacjach sektorowych.

Książka została przygotowana na podstawie o,becnie obowiązujących przepisów prawa krajowego i unijnego, do których należą:

• ustawa z 14.6.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928);
• dyrektywa 2019/1937 – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L z 2019 r. Nr 305, poz. 17);
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, poz.1 ze zm.);
• ustawa z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.);
• ustawa z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.);
• ustawa z 1.3.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.).

Zagadnienia prezentowane w książce mają przede wszystkim wymiar praktyczny, znajdując jednocześnie solidne ugruntowanie w doktrynie i orzecznictwie. Poszczególne rozdziały publikacji skupione są wokół kluczowych kwestii dla stosowania przepisów o ochronie sygnalistów.

Publikację otwiera rozdział poświęcony systemowi ochrony sygnalistów w sektorze publicznym z perspektywy europejskiej, w którym wyjaśnione zostały unijne reguły ochrony sygnalistów i systemów zgłaszania nieprawidłowości oraz omówione istotne dokumenty Rady Europy z tego obszaru. Analiza działań instytucji pozwoliła na sformułowanie wyjaśnień oraz odpowiedzi na następujące pytania:

• Dlaczego nie udało się osiągnąć skutecznych form walki z naruszeniami i nieprawidłowościami na poziomie krajowym i niezbędna była interwencja unijnego prawodawcy w tym zakresie?
• Jakie są cele unijnej regulacji dotyczącej ochrony sygnalistów?
• Jakie akty prawne i dokumenty powinny być brane pod uwagę przez podmioty i organy publiczne przy organizacji systemu ochrony sygnalistów?

Książka zawiera charakterystykę podmiotów z sektora publicznego zobowiązanych do wprowadzenia systemu ochrony sygnalistów. Ustalenie ich zakresu wymaga sprecyzowania, o jakie podmioty chodzi oraz w jakim kontekście powinna być analizowana ich rola w systemie ochrony sygnalistów. W publikacji Czytelnik znajdzie zatem odpowiedzi na takie pytania, jak:

• Które publiczne podmioty powinny wdrożyć przepisy ustawy o ochronie sygnalistów?
• Jak rozumieć pojęcie podmiotu prawnego?
• Jak rozumieć pojęcie podmiotu publicznego?
• Czym się różni organ publiczny od podmiotu publicznego?

W książce wiele miejsca poświęcono osobie sygnalisty. Dokonano drobiazgowego omówienia prawnych uwarunkowań ochrony sygnalisty i jej faktycznych podstaw. W publikacji znalazły się więc odpowiedzi na takie pytania, jak:

• Kto potencjalnie może być sygnalistą?
• Czym jest kontekst związany z pracą?
• Na czym polega ochrona tożsamości sygnalisty?
• Na czym polega objęcie sygnalisty ochroną?

Regulacje dotyczące zgłaszania naruszeń wprowadzają zasadę, zgodnie z którą sygnalista powinien w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia wewnętrznego przed dokonaniem zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń. Rozwiązanie to stanowi realizację reguły preferowania korzystania z wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości określoną w unijnej dyrektywie dotyczącej ochrony sygnalistów. W publikacji dokonano analizy zagadnienia zgłoszeń wewnętrznych, odpowiadając na pytania:

• Kiedy i kto dokonuje zgłoszenia wewnętrznego?
• Kto jest zobowiązany zapewnić przyjmowanie i obsługę zgłoszeń wewnętrznych?
• Kto ma wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
• Kto ma prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych?
• Jak należy zorganizować kanały przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych?

Zewnętrzne zgłoszenia naruszeń prawa stanowią istotne wyzwanie dla sektora publicznego. Mają one funkcjonować niezależnie od kanałów zgłoszeń wewnętrznych, a zarazem stanowią dla nich swego rodzaju alternatywę, ponieważ sygnalista może wybrać, czy dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego, czy złożyć sygnalizację za pośrednictwem obu kanałów. Zgłoszenia zewnętrzne obciążają Rzecznika Praw Obywatelskich i organy publiczne. W książce odpowiadamy na pytania:

• Jakie obowiązki mają RPO i organy publiczne w związku ze zgłoszeniami zewnętrznymi?
• Jak zorganizować kanał zgłoszeń zewnętrznych?
• Kto ma obsługiwać i w jaki sposób dokumentować przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych?

Ochrona tożsamości jest jednym z fundamentalnych założeń mechanizmu ochrony sygnalistów i istotnym wyzwaniem dla podmiotów publicznych, w których prawo do prywatności często zbiega się z prawem dostępu do informacji publicznej, czy wręcz stoi do niego w kontrze. Funkcjonują też odrębne regulacje odnoszące się wyłącznie lub głównie do organów administracji, w które wpisana jest jawność i dostępność informacji dla stron, w tym w zakresie ich tożsamości. Biorąc pod uwagę to otoczenie prawne w publikacji odpowiadamy na pytania:

• Jak rozumieć pojęcie tożsamości?
• W jaki sposób ochrona tożsamości ma znaleźć odzwierciedlenie w rozwiązaniach proceduralnych?
• Jak zachować poufność tożsamości sygnalistów?

W książce poruszona została także problematyka źródeł informacji o osobie, Której dotyczy zgłoszenie w sektorze publicznym oraz ochrona dóbr osobistych osoby, której dotyczy zgłoszenie sygnalisty. W zgłoszeniu sygnalisty mogą znajdować się informacje, które będą nie tylko odzwierciedleniem faktów podlegających zgłoszeniu, ale może on również dokonać oceny postępowania osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ocena ta niekoniecznie będzie musiała być równoznaczna z kwalifikacją prawną zarzucanych tej osobie czynów, a jedynie stanowić wyraz dezaprobaty sygnalisty wobec postawy, działań czy zaniechań tej osoby. W publikacji odpowiadamy więc na następujące pytania:

• Jak odróżnić zgłoszenie sygnalizacyjne od realizacji prawa do krytyki?
• Jakie wnioski co do informacji o osobie, której dotyczy, zgłoszenie można wywodzić z dotychczasowego orzecznictwa?
• Jak wygląda ochrona osoby, której dotyczy zgłoszenie, na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów?

Wiele miejsca w publikacji poświęcono kwestii analizy ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, w procesie zgłaszania naruszeń prawa. Zagadnienia z tego zakresu skupione są wokół odpowiedzi na pytania:

• Jak w celu organizacji systemu ochrony sygnalistów stosować ustalenia zawarte w normie ISO 27001?
• Na jakie czynniki zwrócić uwagę przy analizie ryzyka?
• Jak zbudować bezpieczny system ochrony sygnalistów adekwatny do występującego ryzyka?

Książka omawia również praktyczne zagadnienia ochrony sygnalistów, takie jak wyznaczenie kręgu osób upoważnionych, organizacja telefonicznego kanału zgłaszania naruszeń, obowiązek lojalności w urzędniczych stosunkach pracy w aspekcie zgłoszeń sygnalizacyjnych, rola BIP-u w zakresie wykonania obowiązków informacyjnych przez organ publiczny w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów. W publikacji znajdują się odpowiedzi na pytania:

• Kogo i w jaki sposób upoważnić na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów?
• Jak zorganizować kanał telefonicznych zgłoszeń naruszeń prawa?
• Jakie wyzwania pociąga za sobą obowiązek lojalności urzędników wywodzony z pracowniczego obowiązku dbałości o dobro pracodawcy?
• Jak korzystać z BIP w celu wywiązania się z obowiązków informacyjnych ciążących na podmiotach, które są podmiotami zobowiązanymi w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej?

Książka jest adresowana do osób odpowiedzialnych za organizację systemu ochrony sygnalistów, w tym tworzenia i obsługi wewnętrznych i zewnętrznych kanałów zgłoszeń naruszeń prawa, inspektorów ochrony danych, specjalistów ds. ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji w sektorze publicznym, jak również do obsługujących ten sektor radców prawnych i adwokatów, a także naukowców i studentów zajmujących się zagadnieniami z zakresu prawa ochrony danych osobowych, prawa pracy, prawa administracyjnego, prawa zamówień publicznych, prawa cywilnego.

Publikacja powstała we współautorstwie licznej grupy Autorów – wyśmienitych ekspertów i praktyków zajmujących się tematyką prawa pracy, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwem informacji, analizą ryzyka, prawem konstytucyjnym, prawem cywilnym, oraz prawem europejskim.

W książce znajdują się także przydatne wzory dokumentów, takie jak:

• wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych,
• wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
• wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego,
• wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
• wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych organu publicznego,
• wzór ewidencji działań inicjujących,
• wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń sygnalistów,
• wzór upoważnienia imiennego do działania i przetwarzania danych osobowych w ramach obsługi zgłoszeń naruszeń prawa,
• wzór oświadczenia pracownika,
• wzór zgody na utrwalenie zgłoszenia naruszenia prawa w formie ustnej.

Publikacja skierowana jest do wszystkich jednostek sektora publicznego, które są zobowiązane zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, takich jak:

• jednostki administracji rządowej, np. ministerstwa, urzędy wojewódzkie, inspekcje,
• jednostki samorządu terytorialnego, np. urzędy gmin, urzędy miast, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie,
• komunalne jednostki organizacyjne,
• samorządowe instytucje kultury,
• jednostki pomocy społecznej,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• uczelnie i placówki oświatowe,
• sądy i prokuratury,
• straże i służby mundurowe.