Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego + płyta CD

Jedyna na rynku publikacja omawiająca kompleksowo zagadnienia, którymi zajmuje się Sekretarz, w tym: przepisy związane z organizacją wyborów samorządowych (najnowsze wytyczne w tym zakresie), ochroną danych osobowych, nowe obowiązki wprowadzone przez ustawę z dnia 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych itd.).

Głównym zadaniem sekretarza gminy, wynikającym z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym, jest organizacja pracy urzędu (zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, w tym prawidłowy obieg dokumentów, rozpatrywanie skarg i wniosków itp.). Nie jest to samodzielna kompetencja, bowiem za określenie organizacji i zasad funkcjonowania urzędu odpowiedzialny jest wójt. Przepisy ustawy o samorządzie gminnym stanowią jednak, że wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy.

W ramach organizacji pracy urzędu do kompetencji sekretarza należy również sprawne zorganizowanie dostępu do informacji publicznej i zapewnienie procedury ochrony danych osobowych.

W ramach powierzonych zadań sekretarz najczęściej zarządza kadrami (do jego zadań należy przygotowanie opisu stanowisk pracy i koordynacja ocen pracowniczych, jak również koordynacja służby przygotowawczej). Może spełniać istotną rolę w naborze na stanowiska urzędnicze. Może być koordynatorem i nadzorującym prace komisji konkursowej, może także czynnie uczestniczyć w toku postępowania konkursowego, np. jako członek komisji (czy także jej przewodniczący). Jako osoba, która może posiadać kompetencje z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, sekretarz powinien znać uregulowania dotyczące naboru konkursowego i stosować je w praktyce.

Ponadto sprawuje nadzór merytoryczny i koordynuje pracę na sesjach rady gminy. Bierze udział w procedurze uchwalania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej. Zajmuje się również opracowywaniem projektów dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje obowiązujące w urzędzie gminy.

Zakres zadań sekretarza jest bardzo obszerny i wymaga wszechstronnego omówienia. Publikacją, która wyjaśnia trudne zagadnienia, z którymi musi zmierzyć się sekretarz jest Vademecum sekretarza.

Książka omawia i uwzględnia następujące zagadnienia i związane z tym zmiany w przepisach:

1. Organizacja pracy organu urzędu oraz współpraca z przewodniczącym rady i organem stanowiącym. W dniu 31 stycznia 2018 r. (z kilkoma wyjątkami) weszła w życie ustawa z dnia 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz.U z 2018 r. poz. 130). Na pierwszy plan wysuwa się konieczność dokonania zmian w statutach JST w celu uwzględnienia tych przepisów, które dotyczą materii regulowanej w przepisach prawa lokalnego (te zmiany należy wprowadzić do końca obecnej kadencji). W zakresie statutów znaczenie mają głównie zmiany w zakresie wprowadzenie obowiązku utworzenia przez organ stanowiący JST komisji skarg, wniosków i petycji, ustalenie minimalnej liczby radnych tworzących klub radnych, ustawowe zdefiniowanie instytucji interpelacji i zapytania. Z kolei inne zmiany determinują konieczność wprowadzenia określonych zmian w organizacji pracy urzędu JST, chociażby w związku z nowymi kompetencjami przewodniczącego organu stanowiącego JST, jak również ze wzmocnieniem uprawnień kontrolnych radnych. Istotnie nowym obowiązkiem nałożonym na zarząd JST, który w wielu przypadkach obciąży także sekretarza, jest przygotowanie raportu o stanie JST. Dodatkowo wymóg transmisji i utrwalania obrad za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, udostępnienia nagrań w BIP i na stronie internetowej JST oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty będzie determinować określone zmiany w infrastrukturze technicznej związanej z funkcjonowaniem urzędu JST.
2. Zadania sekretarza w organizacji wyborów samorządowych. Powyżej wspomniana ustawa (o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych), a następnie ustawa z 15.6.2018 r. o zmianie ustawy – Kodeks wyborczy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1349) wprowadziły też dużo zmian (a jednocześnie dużo chaosu) w zakresie organizacji wyborów samorządowych. Teoretycznie ustawodawca zakładał zdjęcie odpowiedzialność z JST za organizację wyborów, a w praktyce większa część organizacji wyborów nadal pozostaje w gestii samorządów. Do 2018 r. za wykonanie większości zadań wyborczych organu wykonawczego, na czele z obsługą obwodowych i terytorialnych komisji wyborczych, odpowiadał pełnomocnik ds. wyborów, tzw. urzędnik wyborczy, którym w praktyce ustanawiany był najczęściej sekretarz jednostki. Obecnie rola sekretarza będzie mniejsza, ale nadal będzie on mocno zaangażowany w organizację prac urzędu w zakresie wyborów. W książce, oprócz pokazania nowych zasad organizacji wyborów opartych na wyżej wspomnianej zmianie, oraz pokazania szczegółowego kalendarza wyborczego, pokazujemy również najnowsze wytyczne Państwowej Komisji Wyborczej, w tym:
1. Uchwały: np. uchwała z 3 września 2018 r. w sprawie regulaminów terytorialnych i obwodowych komisji wyborczych ds. przeprowadzenia głosowania w obwodzie oraz ds. ustalenia wyników głosowania w obwodzie powołanych do przeprowadzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miastu; czy też chwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 13 sierpnia 2018 r. w sprawie sposobu zgłaszania kandydatów na członków terytorialnych komisji wyborczych, wzoru zgłoszenia oraz zasad powoływania tych komisji, w tym trybu przeprowadzania losowania, w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast; czy też
2. Wyjaśnienia: np. wyjaśnienia dotyczące powoływania przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego urzędników wyborczych;
3. Komunikaty: np. Komunikat Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 29 sierpnia 2018 r. o komitetach wyborczych utworzonych w związku z wyborami do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wyborami wójtów, burmistrzów i prezydentów miast zarządzonymi na dzień 21 października 2018 r,
4. Wzory dokumentów związane z wyborami, np.:
1. Porozumienie w sprawie określenia warunków organizacyjno-administracyjnych i technicznych obsługi urzędników wyborczych oraz zasad pokrywania kosztów ich działania w sprawie wyznaczenia miejsc przeznaczonych na bezpłatne umieszczanie urzędowych obwieszczeń wyborczych i plakatów wszystkich komitetów wyborczych w wyborach uzupełniających do Rady Gminy,
2. Informacja o uprawnieniach wyborców niepełnosprawnych,
3. Katalog zadań pełnomocnika/zespołu ds. informatyki w gminie z załącznika Nr 4 do uchwały PKW z 13.8.2018 r.
4. Preliminarz wydatków na wybory do rad gmin i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wybory wójtów burmistrzów i prezydentów miast (realizują wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast);
3. Rola sekretarza w tworzeniu procedur ochrony danych osobowych w jednostce. W dniu 25.5.2018 r. weszło w życie RODO oraz nowa ustawa o ochronie danych osobowych. Przyjęte w ww. regulacjach rozwiązania i procedury wymagają dokonania wielu zmian w już istniejących procedurach i dokumentach (np. upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zgoda na przetwarzania danych osobowych, umowa powierzenia danych osobowych, polityka bezpieczeństwa informacji) itd. Odpowiedzialność za stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych ponosi Administrator (którym jest kierownik jednostki). W każdej organizacji należy utworzyć zespół osób odpowiedzialnych za wdrożenie RODO. W praktyce koordynację tych zadań powierza się sekretarzom JST. W związku z tym, że od 25.5.2018 r. podmioty danych mogą realizować swoje prawa przyznane im przepisami RODO, administrator powinien rozpocząć wdrożenie od procesów, w których przetwarza dane interesantów, oraz od przygotowania organizacji na rozpatrywanie wniosków osób, których dane dotyczą (np. o uzyskanie dostępu do danych lub kopii danych osobowych). Jest wysoce prawdopodobne, że osoby niezadowolone z obsługi urzędu lub z uzyskania niekorzystnej dla siebie decyzji będą próbowały w jakiś sposób zaszkodzić samorządowi. Jednym z pierwszych kroków dostosowania organizacji do RODO powinno być opracowanie i przyjęcie do stosowania (wraz z przeszkoleniem pracowników) procedury rozpatrywania wniosków podmiotów danych dotyczących realizacji ich praw przyznanych im w rozdziale III RODO. Procedura powinna wskazywać co najmniej osoby odpowiedzialne za merytoryczne rozpoznawanie wniosków, terminy na wykonywanie poszczególnych czynności (zgłoszenie przełożonemu, przekazanie do właściwych osób), sposoby weryfikacji podmiotów występujących z żądaniem, tryb wyszukiwania w systemach niezbędnych danych dotyczących wnioskodawcy oraz reguły odpowiadania na takie wnioski;
4. Obowiązki sekretarza w zakresie załatwianie spraw w urzędzie i zarządzanie dokumentacją.W tym zakresie zmiany wprowadzone zostały m.in. przezrozporządzenie eISAS, które wdraża jednolite dla UE zasady identyfikacji elektronicznej oraz tzw. usług zaufania, jak również liczne zmiany w zakresie KPA (w dniu 1.6.2017 r. weszła w życie ustawa z 7.4.2017 r. o zmianie KPA, a kolejne znaczące zmiany do KPA wprowadziły przepisy wprowadzające ustawę z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (poz. 650). Ponadto w dniu 15.7.2018 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz niektórych innych ustaw Dz.U. z 2018 r., poz. 1544). Tą nowelizacją dokonano m.in. zmian terminologicznych dotyczących podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, formularza elektronicznego, zakresu użytkowego dokumentu elektronicznego, uprawnień ministra właściwego do spraw informatyzacji w zakresie opracowywania wzorów dokumentów elektronicznych, udostępniania i usuwania formularzy elektronicznych z platformy ePUAP i innych systemów, których funkcjonowanie zapewnia ten minister. Natomiast ustawą o zmianie ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz niektórych innych ustaw, uchwaloną przez Sejm 15.6.2018 r., upoważnia się (od 1.3.2019 r.) ministra właściwego do spraw wewnętrznych do wydawania środka identyfikacji elektronicznej w publicznym systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego. W warstwie elektronicznej dowodu osobistego będzie umieszczony m.in. certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia. Przed wdrożeniem dowodu osobistego, jako nośnika środka identyfikacji elektronicznej, niezbędne będzie wyposażenie urzędów w urządzenia służące do obsługi środka identyfikacji elektronicznej, tj. czytniki nowego dokumentu. Dokonanie w 2018 r. zakupu urządzeń służących do obsługi środka identyfikacji elektronicznej w dowodzie osobistym, wydawanego przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w publicznym systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego, będzie zadaniem zleconym gminy z zakresu administracji rządowej. Minister właściwy do spraw wewnętrznych, w terminie do 30.9.2018 r., określi i udostępni na swojej stronie podmiotowej w BIP wymagania techniczne dla ww. urządzeń.Tu w obszernym rozdziale przedstawiamy m.in. wyjaśnienia w zakresie:
1. Jakie są możliwości wnoszenia podań i innych pism na adres poczty elektronicznej,
2. Jakie zasady wykorzystania poczty elektronicznej w urzędzie,
3. Jakie są możliwości wnoszenia pism przez elektroniczną skrzynkę podawczą,
4. Jakie są możliwości wniesienia dokumentu na nośniku teleinformatycznym,
5. Jakie są zasady rejestracji przesyłek wpływających – rejestr może być prowadzony w postaci papierowej (postać książki korespondencyjnej) lub elektronicznej (np. z wykorzystaniem edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego, bazy danych, dedykowanego systemu kancelaryjnego albo systemu EZD, jeśli taki jest wykorzystywany).
6. Jak wdrożyć standard metadanych dla przesyłek wpływających (również przesyłek wychodzących, spraw, elementów akt sprawy niebędących przesyłkami) do systemu EZD,
7. Jakie są sposoby postępowania z przesyłkami przekazywanymi pocztą elektroniczną (np. w drodze e-mail),
8. Jak powinna wyglądać procedura postępowania z informacjami mającymi charakter spamu,
9. Jak powinna wyglądać procedura postępowania w e-mailami mającymi robocze znaczenie dla załatwianych spraw,
10. Jak powinna wyglądać procedura rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej, generowania pocztowych książek nadawczych oraz przygotowanie składów chronologicznych.
11. Jakie są sposoby rejestracji dokumentów w zależności od przyjętego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
12. Jak dokonywać rozdziału przesyłek w urzędzie (zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w systemie EZD),
13. Jak badań spełnienie wymogów formalnych podania (w tym wnoszonych w postaci elektronicznej),
14. Zasady udostępniania informacji o stanie przyjmowanych spraw (m.in. w BIP),
15. Jak zmiany organizacyjne wpływają na zarządzanie dokumentacją,
16. Jaki jest schemat akceptacji i wysyłki dokumentu dla systemu EZD i systemu tradycyjnego,
17. Jakie są schematy elektronicznego doręczenia pism do osoby fizycznej,
5. Zadania sekretarza w zakresie umożliwienia dostępu do informacji publicznej, w tym tworzenie Biuletynu Informacji Publicznej.

W publikacji znajdą w niej Państwo omówienie:

• 30 podstawowych zadań i kompetencji sekretarza
• Wymagań na stanowisku sekretarza
• Ograniczeń w pracy sekretarz
• Odpowiedzialności sekretarza
• Dodatków do wynagrodzenia zasadniczego sekretarza
• Czasu pracy sekretarza oraz jego uprawnień urlopowych
• Procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze
• Zasady organizowania służby przygotowawczej
• Zasad dokonywania ocen okresowych pracowników (kto ocenia? Kto jest oceniany? Jak często powinny być dokonywane oceny? Forma i zakres oceny? Jakie są skutki prawne oceny negatywnej?
• Zasady awansu i naborów wewnętrznych w urzędzie (jakie są procedury w z zakresie awansów? Jakie są ograniczenia w tym zakresie?
• Czasowego powierzenia wykonywania innej pracy
• Zasady przenoszeń służbowych pracowników
• Zasad dokonywania opisu stanowisk pracy
• Nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków
• Możliwości łączenia stanowisk w gminie
• Zasad likwidacji i łączenia komórek organizacyjnych
• Możliwości przekazywania zadań publicznych innym podmiotom
• Możliwości przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne stanowiska
• Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu

Na płycie CD znajdą Państwo ponad 80 wzorów dokumentów z zakresu zarządzania personelem w urzędzie, ochrony danych osobowych, organizacji pracy urzędu, dostępu do informacji publicznej itd.