Dokumentacja finansowo-księgowa w instytucjach kultury + wzory do pobrania

Lata 2023-2024 przyniosły liczne zmiany w zakresie finansów publicznych, jak również w obszarze prawa bilansowego i podatkowego. W związku z tym pojawiała się konieczność przygotowania nowych procedur, instrukcji, regulaminów oraz zaktualizowania tych już istniejących w jednostce.

W książce zawarto zaktualizowane na 2024 r. wzory polityki rachunkowości wraz zakładowym planem kont, instrukcji inwentaryzacyjnej, instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym, instrukcji kasowej, magazynowej oraz gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wraz z obszernymi komentarzami zawierającymi wyjaśnienia bieżących problemów w tym zakresie. Zatem książka zawiera wszystkie aktualne wzory dokumentów wymagane przez przepisy prawa. W zakresie polityki rachunkowości wyszczególniliśmy jako odrębne artykuły zagadnienia związane z uproszczeniami przewidzianymi przez ustawę o rachunkowości, które JSFP mogą zastosować.

Poza dokumentami z zakresu rachunkowości niezwykle istotne są też dokumenty związane z kontrolą zarządczą (regulaminy zarządzania ryzykiem), dokumentacja VAT (liczne procedury w zakresie stosowania regulacji VAT, w tym te uwzględniające SLIM VAT 3) oraz schematy postępowania w doręczeniach elektronicznych, które zaczną obowiązywać od 1.10.2024 r.

Książka szczegółowo omawia również nowe regulacje w zakresie zamówień publicznych. Dla instytucji kultury istotna jest problematyka udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 130 000 zł. Wprawdzie instytucje kultury nie muszą sporządzać planu takich zamówień, ale praktyka pokazuje, że wprowadzenie planu zamówień publicznych poniżej 130 000 zł pozwala na skuteczną wymianę informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi, aby nie doszło do przekroczenia tego limitu. Warto też wprowadzić w Instytucji Regulamin udzielania przez instytucję kultury zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł. Jego wzór i zasady sporządzania przedstawiono w publikacji. Ponadto jeżeli instytucja kultury udziela zamówień o wartości od 130 000 zł a jednocześnie mniejszej niż progi unijne, pomocna może być szczegółowo omówiona w publikacji reguła korzystania z tzw. wyłączenia przedmiotowego spod stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych w odniesieniu do dostawy lub usług z zakresu działalności kulturalnej.

Dzięki tej książce dowiedzą się Państwo:

• jaka jest procedura ustalania planu finansowego instytucji kultury na 2025 r. i jakie źródła przychodów i wydatków na 2025 r. należy w nim ująć,
• jak w instytucji kultury powinno przebiegać rozliczenie dotacji podmiotowych i celowych otrzymywanych przez organizatora (wraz z ich ewidencją księgową),
• jakich zmian w polityce rachunkowości oraz zakładowym planie kont instytucji kultury należało dokonać w 2024 r. w związku z ostatnimi nowelizacjami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o VAT,
• w jaki sposób stosować uproszczenia w rachunkowości instytucji kultury.
• jakie możliwości wyboru metod wyceny mają instytucje kultury i jak to należy zapisać w polityce rachunkowości,
• jakie są zasady prowadzenia ewidencji pozabilansowej w instytucjach kultury,
• jakie jest podejście organów kontrolnych do instrukcji inwentaryzacyjnej i jakie są konsekwencje niektórych jej zapisów dla funkcjonowania instytucji kultury,
• kiedy należy wyodrębnić pojedynczy obiekt inwentarzowy a kiedy tworzyć zbiorcze obiekty inwentarzowe i sieciowe środki trwałe,
• jak powinna przebiegać formalnoprawna, merytoryczna i rachunkowa kontrola dokumentów oraz jaka jest rola podpisu głównego księgowego na dokumencie świadczącym o zaciągnięciu zobowiązania,
• jakie są zasady odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie,
• jak prowadzić ewidencję obcych składników majątkowych w instytucjach kultury,
• jakie formalności należy spełnić, aby przekazać instytucji kultury nieruchomości w użytkowanie wieczyste,
• jak prowadzić ewidencję niskocennych środków trwałych,
• jak wyceniać środki trwałe w zależności od formy ich przekazywania (zakupione, otrzymane w formie darowizny, nieodpłatnie otrzymane, otrzymane w użytkowanie wieczyste itd.) i dokonywać ich amortyzacji,
• jakie są zasady prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej na podstawie prawa archiwalnego, instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt – ustalanie okresów przechowywania dokumentacji; znakowanie i opis akt finansowych; archiwizacja jako obowiązek komórek finansowo-księgowych;
• jak dostosować procedury księgowe (np. w zakresie wysyłania upomnień w formie elektronicznej) do nowych wymagań doręczeń elektronicznych, które zaczną obowiązywać od 1.10.2024 r.;
• na czym polega i kogo dotyczy usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
• jak rozliczać VAT, stosując przepisy dotyczące prewspółczynnika, współczynnika, podzielonej płatności, białej listy po zmianach wprowadzonych przez SLIM VAT 3;
• jak w SLIM VAT 3 zostały doprecyzowane zasady stosowania kursów walut na potrzeby przeliczania faktur korygujących;
• kiedy i w jaki sposób dokonać odpisów aktualizujących aktywa jednostki;
• kiedy instytucja kultury może udzielić zamówienia bez stosowania ustawy o zamówieniach publicznych,
• jak sporządzić Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł,
• jak oszacować wartość zamówienia, aby zastosować odpowiednie procedury, a także czy warto wprowadzić plan zamówień o wartości mniejszej niż 130 000 zł,
• jak przygotować procedury pozyskiwania środków z zewnętrznych źródeł finansowania.

Jeżeli jesteś głównym księgowym instytucji kultury, lub też osobą odpowiedzialną za prowadzenie gospodarki finansowej jednostki, to na bazie tej publikacji będziesz mógł uzupełnić i zmodyfikować obowiązujące w jednostce instrukcje i procedury – wykorzystując gotowe rozwiązania, zgodnie z nowymi przepisami.