Ochrona sygnalistów. Praktyczny poradnik z wzorami dla sektora publicznego i prywatnego

Kompleksowe i praktyczne wyjaśnienie problematyki przygotowywania i wdrażania procedury ochrony sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej, zarówno w podmiotach prywatnych, jak i w jednostkach sektora publicznego.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów) musi zostać implementowana do polskiego porządku prawnego do 17.12.2021 r. Do 17 grudnia 2021 r. przygotować się zatem muszą podmioty z sektora prywatnego zatrudniające powyżej 250 pracowników oraz wszystkie podmioty z sektora publicznego – z wyjątkiem gmin zamieszkałych przez mniej niż 10 000 mieszkańców (urzędy gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie, spółki komunalne, szpitale, szkoły), a także wszystkie podmioty z sektora finansowego, niezależnie od ich wielkości. Dla tych wszystkich podmiotów oznacza to stworzenie i wdrożenie całkowicie nowych procedur wewnętrznych określających zasady ochrony sygnalistów, powołanie nowego stanowiska (Compliance Officera) w organizacji, uruchomienie kanałów wewnętrznych niezbędnych do zgłaszania naruszeń przez sygnalistę, zapewniających mu anonimowość i gwarantujących mu bezpieczeństwo przed negatywnymi konsekwencjami dokonania takiego zgłoszenia (np. zwolnienie, wstrzymanie awansu, degradacja, nieprzedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony).

Najważniejsze atuty książki, to:

• szczegółowe omówienie obszarów, których może dotyczyć zgłoszenie naruszenia prawa przez sygnalistę, np. pranie brudnych pieniędzy, dyskryminacja, mobbing, ochrona prywatności i danych osobowych, zamówienia publiczne,
• praktyczne omówienie zasad wdrożenia w organizacji właściwych procedur ochrony sygnalistów, utworzenia kanałów wewnętrznych i zewnętrznych służących zgłaszaniu naruszeń przez sygnalistów, reagowania na ich zgłoszenia oraz udzielania im informacji zwrotnych,
• duża liczba przykładów obrazujących poszczególne zagadnienia związane z ochroną sygnalistów,
• wyróżnienie zagadnień szczególnie ważnych w treści książki,
• liczne wzory dokumentów związane ze zgłaszaniem naruszeń przez sygnalistów, w tym przykłady procedur w poszczególnych obszarach, których może dotyczyć zgłoszenie (np. procedura antymobbingowa, antydyskryminacyjna, antykorupcyjna),
• autorzy, którymi są doświadczeni prawnicy, praktycy i przedstawiciele nauki prawa w obszarze Compliance, którzy w przystępny sposób tłumaczą zawiłości skomplikowanego procesu wdrożeniowego licznych wewnętrznych procedur w organizacji i wyjaśniają, jak – krok po kroku – przygotować ją do przestrzegania nowych przepisów.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów nie jest sprzeczna z dotychczasowymi mechanizmami ukształtowanymi w polskim systemie prawnym, które mają na celu przeciwdziałanie nieprawidłowościom, takim jak np. dyskryminacja czy mobbing, co jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy, bez względu na jego formę prawną czy liczbę zatrudnianego personelu. Jednak dla ujednolicenia standardów istotne staje się ich zintegrowanie z nowymi wymogami, które niesie ze sobą dyrektywa o ochronie sygnalistów.

Autorzy w poszczególnych rozdziałach książki omawiają zagadnienia dotyczące m.in.:

• zakresu podmiotowego i przedmiotowego dyrektywy o ochronie sygnalistów, z uwzględnieniem licznych przykładów naruszeń w obszarze np. zamówień publicznych, RODO czy ochrony środowiska,
• obowiązków pracodawców w obszarze podejmowania działań antymobbingowych i antydyskryminacyjnych w kontekście systemu ochrony sygnalistów,
• zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów w zakresie ochrony prywatności i danych osobowych,
• zakazu działań odwetowych wobec sygnalistów,
• obowiązku przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy w kontekście ochrony sygnalistów,
• przygotowania urzędów na nowe procedury,
• określenia obowiązków osoby na stanowisku Compliance Officera oraz zakresu jej kompetencji,
• konstytucyjnej wolności a działalności sygnalistów w organizacji, w mediach, w social mediach,
• odpowiedzialności i kar nakładanych na pracodawców za nieprzestrzeganie przepisów o sygnalistach.

Książka zawiera wzory dokumentów, które można zastosować w organizacji (firmie, urzędzie, szpitalu, uczelni itp.), m.in.:

• wzór procedury dotyczącej przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami,
• wzór zgłoszenia dyskryminacji, mobbingu lub zachowań niepożądanych,
• wzór zgłoszenia nieprawidłowości,
• wzór procedury zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• wzór formularza zgłoszenia działań odwetowych,
• wzór Kodeksu Etyki Pracownika.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi m.in. na następujące pytania:

• Kto może pełnić funkcję Compliance Officera w organizacji i jakie wykształcenie i kwalifikacje musi posiadać taka osoba?
• Czy organizacja musi posiadać wewnętrzny kodeks etyki?
• Jak przeprowadzić politykę informacyjną wobec pracowników i kontrahentów o wdrożeniu dyrektywy o ochronie sygnalistów w organizacji?
• Gdzie i dla kogo powinny być dostępne procedury dotyczące sygnalistów?
• Jak powinien wyglądać bezpieczny kanał zgłoszeń i ile kanałów zgłoszeń powinien mieć wdrożonych pracodawca?
• Co to są działania następcze?
• Jaką ochronę należy zapewnić sygnalistom?
• Co musi zrobić pracodawca po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalisty?
• Czy osoby, które pomagają sygnaliście, również korzystają ochrony?
• Czy sygnalista może współpracować z mediami?
• Czy zgłoszenie sygnalisty musi zawierać dowody na jego potwierdzenie?
• Kto może mieć dostęp do zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów?
• Jak przechowywać akta spraw sygnalistów w organizacji?
• Jak prowadzić wewnętrzne postępowania w organizacji dotyczące zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów?
• Czy student, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej lub były albo obecny kontrahent mogą być sygnalistami?
• Co powinien zawierać raport z postępowania wewnętrznego dotyczącego zgłoszenia?
• Kto może nakładać kary finansowe na pracodawców za brak procedur dotyczących sygnalistów?
• Jak wdrożyć dyrektywę np. w urzędzie gminy, starostwie, sądzie i innych jednostkach sektora publicznego?
• Prawo petycji, skarg i wniosków a zgłaszanie naruszeń na podstawie dyrektywy – czym się różnią?
• Czy samorządowiec może być sygnalistą?
• Jakich zmian należy dokonać w wewnętrznych procedurach RODO w organizacji w związku z dyrektywą o sygnalistach?
• Jak wygląda odpowiedzialność sygnalisty: pracownicza, karna, cywilna, administracyjna?
• Na czym polega zakaz działań odwetowych?
• Czy sygnalista może informować o nieprawidłowościach w social mediach?
• Jakich informacji sygnalista może udzielać w mediach?